Vedoucí orgánu veřejné správy, který odpovídá za celkovou činnost jím řízeného orgánu veřejné správy, je v rámci této odpovědnosti rovněž povinen zavést a udržovat vnitřní kontrolní systém podle kritérií uvedených v ustanovení § 25 odst. 1 písm. a) až c).
Systém vnitřního řízení a kontroly totiž významnou měrou přispívá k dosahování stanovených cílů orgánů veřejné správy.
Stanovení rizik
Vnitřní kontrolní systém musí odpovídat podmínkám a prostředí dané organizace a musí splňovatkritéria daná zákonem. Za další musípřispívat k vytvoření takových podmínek v orgánu veřejné správy, aby veřejná správa byla vykonávána hospodárně, efektivně a účelně; včas zjišťovat a vyhodnocovat rizika vznikající v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů.
Při hodnocení rizik, která mohou negativně ovlivnit dosažení záměrů a cílů, je prvořadá jejich identifikace a následná analýza jejich příčin. Tyto činnosti jsou základem pro nalezení optimálního způsobu řízení rizik.
Dále musí mít jasně stanovené postupy pro podávání zpráv příslušným úrovním řízení o výskytu závažných nedostatků a přijímaných opatřeních k nápravě.
Oddělení funkcí
Zásada oddělení funkcí vyžaduje,
Zásada informační
Podle § 25 odst. 3 zákonaje vedoucí orgánu veřejné správy povinen informovat Ministerstvo financí v případě výskytu závažných zjištění v rámci vnitřního kontrolního systému do 1 měsíce o těchto zjištěních. Tato povinnost je v souladus informační povinností uloženou vedoucímu orgánu veřejné správy v případě nálezu závažných zjištění při výkonu veřejnosprávních kontrol podle ustanovení § 22 odst. 6 zákona.
Ve smyslu ustanovení § 25 odst. 4 zákona jsou vedoucí zaměstnanci povinni informovat vedoucího orgánu veřejné správy o plnění stanovených úkolů, vzniku významných rizik, závažných nedostatcích v činnosti orgánu veřejné správy.
Pojem závažný nedostatek
Pojem "závažný nedostatek" není totožný s pojmem "závažné zjištění", jehož znaky jsou taxativně uvedeny v ustanovení § 22 odst. 6 zákona. Zde jde zejména o nedostatky zjištěné v procesu řízení a systému vnitřní kontroly, přijímaných a plněných opatřeních k nápravě.V ustanovení § 25 odst. 5 zákonaje zdůrazněna skutečnost, že se na vnitřní kontrolní systém orgánu veřejné správy nevztahují procesní pravidla podle ustanovení § 12 až 21 zákon
Účel předběžné kontroly
Účelem předběžné kontroly je předcházení nedostatkům oddělením pravomocí a odpovědností při přípravě a schvalování operace.
Odpovědní činitelé
V rámci řídící kontroly jako součásti vnitřního kontrolního systému zajišťují podle ustanovení § 26 odst. 1 zákona předběžnou kontrolu tito odpovědní činitelé:
qpříkazce operace,
qsprávce rozpočtu,
qhlavní účetní.
Plněním funkce příkazce operace může být pověřen pouze vedoucí zaměstnanec orgánu veřejné správy.
Příkazce operace
- kdo je příkazce operace
Příkazce operace je vedoucí orgánu veřejné správy nebo vedoucí zaměstnanci jím pověření k nakládání s veřejnými prostředky.
- odpovědnost příkazce operace
Odpovědnost příkazce operace je upravena v prováděcí vyhlášce.Příkazce operace je při předběžné řídící kontrole povinen prověřit:
-zda je operace pro plnění úkolů nezbytná,
-věcně správná,
-splňuje kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti
-zda je v souladu s právními předpisy.
Příkazce operace dále odpovídá za prověření možných rizik a stanovení případných opatření k jejich odstranění nebo zmírnění.
Konec kontrolního postupu
Kontrolní postup příkazce operace končí vydáním písemného souhlasu k uskutečnění operace.
Správce rozpočtu
Na postup příkazce operace navazuje postup vedoucího zaměstnance odpovědného za správu rozpočtu nebo zaměstnance pověřeného vedoucím orgánu veřejné správy, který se nazývá správcem rozpočtu.
Odpovědnost správce rozpočtu
Odpovědnost správce rozpočtu je upravena v prováděcí vyhlášce.
Správce rozpočtu je při předběžné řídící kontrole povinen prověřit soulad operace s právními předpisy, zejména se zákony č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů, a z. č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, dále dodržení rozpočtové skladby rozpočtu, schváleného rozpočtu, jeho rozpisu a závazných ukazatelů pro položku rozpočtové skladby. Dále je správce rozpočtu povinen prověřit, zda příkazce operace jedná v rámci své působnosti.
Pojem operace
Pojem operace je pojímán jako proces přijímání rozhodnutí nebo uzavírání závazků a smluv, která zavazují orgán veřejné správy k veřejným výdajům nebo jiným plněním majetkové povahy.
Je to proces uskutečňování veřejných výdajů nebo jiných plnění majetkové povahy.
Proto se také kontrolní činnosti v rámci předběžné řídící kontroly rozdělují na činnost před schválením závazku nebo uplatněním nároku orgánu veřejné správy a na činnost před uskutečněním veřejných výdajů nebo jiných plnění ke splnění závazků nebo uplatnění nároků orgánu veřejné správy.
Podle ustanovení § 14 prováděcí vyhlášky v případě přijímání rozhodnutí nebo uzavírání závazku se předběžná kontrola skládá z kontrolního postupu příkazce operace a správce rozpočtu.
Hlavní účetní
Jde-li o operaci, kterou má být uskutečněn veřejný výdaj nebo jiná operace majetkové povahy, navazuje na postup správce rozpočtu postup vedoucího zaměstnance odpovědného za vedení účetnictví nebo vedoucím orgánu veřejné správy pověřeného zaměstnance, který se nazývá hlavním účetním.
Odpovědnost hlavního účetního
Odpovědnost hlavního účetního je upravena v prováděcí vyhlášce. Hlavní účetní nese odpovědnost za úplnost a soulad náležitostí pokladů zejména se zákonem o účetnictví. Dále je hlavní účetní povinen prověřit, zda příkazce operace a správce rozpočtu jednají v rámci své působnosti.
Podle ustanovení § 26 odst. 2 zákona je nepřípustné sloučit funkci příkazce operace s funkcí správce rozpočtu nebo hlavního účetního.
Výjimečně lze podle § 26 odst. 3 zákona sloučit funkci správce rozpočtu s funkcí hlavního účetního za předpokladu malé pravděpodobnosti výskytu nepřiměřených rizik při hospodaření s veřejnými prostředky.
Rozhodnutí o sloučení funkcí
Rozhodnutí o sloučení funkcí správce rozpočtu a hlavního účetního je v odpovědnosti vedoucího orgánu veřejné správy, který při rozhodování o sloučení těchto funkcí musí zohlednit další v zákoně uvedené skutečnost, zejména povahu činnosti orgánu veřejné správy, obtížnost finančního řízení, strukturu a počet zaměstnanců.
Povinnost správce rozpočtu a hlavní účetní
Správce rozpočtu a hlavní účetní jsoupovinni písemně oznámit vedoucímu orgánu veřejné správy absenci předběžné kontroly při provádění operace. Vedoucí orgánu veřejné správy je poté povinen přijmout opatření k prověření této operace a opatření k zabezpečení řádného výkonu předběžné kontroly.
Zjistí-li správce rozpočtunebo hlavní účetní nedostatky při výkonu předběžné kontroly, jsou o nich povinni písemně informovat příslušného příkazce operace a operaci pozastavit.